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Lista de convidados de casamento: O guia completo

Lista de convidados: a tarefa que define todas as outras. Você já ouviu essa frase? Ela exemplifica a importância de decidir quantos e quais serão os convidados do evento. A lista será o guia do casal para compreender tudo, desde o primeiro orçamento até quanto custa casar. 

Confira algumas decisões que são influenciadas pela lista de convidados na organização de um casamento: 

  • local adequado;
  • tamanho do bolo;
  • número de convites;
  • quantidades do buffet;
  • entre outras.

Parece complicado, né? Para tranquilizar você durante esse momento tão importante, reunimos informações para esclarecer suas principais dúvidas sobre a criação da lista de convidados. Vamos lá?

O que preciso saber antes de começar?

Alguns passos iniciais podem facilitar muito o processo de criação da lista de convidados para o seu casamento. A exemplo, estão a “lista mestra” e informações que ajudam a priorizar pessoas no momento de fazer a seleção de convidados. Confira abaixo.

Uma lista, diversas versões

Muito se fala sobre “enxugar a lista”. Isso significa classificar seus convidados por prioridade e abrir mão de convidar aqueles que não estão entre as pessoas que você não dispensa, a custo algum, que estejam presentes no seu evento.

No entanto, antes disso é interessante criar uma lista maior, com todas as pessoas que você gostaria de convidar, sem filtros. A chamaremos de “lista mestra”. Depois, a partir dela, serão feitas as análises e diminuições até que se chegue a uma versão final. 

⭐ Aqui a principal dica é: não se apegue a nenhuma versão. Todas podem ser melhoradas e editadas sempre que necessário para garantir a ordem e equilíbrio do orçamento. 

Por onde começar?

Para começar, defina o número total de convidados: o primeiro passo para começar a fazer a lista de convidados para o seu casamento é definir o número máximo de pessoas a se convidar. Para isso, é necessário ter como base o estilo do casamento e orçamento. 

Cerimônias intimistas, como por exemplo, mini weddings, costumam receber até 100 convidados para manter o formato aconchegante e com mais proximidade entre o casal e os convidados. Ao ultrapassar esse número, o evento já pode ser considerado uma cerimônia tradicional, o que implica em uma flexibilidade maior na criação da lista por abranger um número maior de pessoas.

Quem convidar? Principais dúvidas e respostas:

Depois de criar a primeira versão da sua lista surge a grande dúvida: como diminuir o número de convidados? Quem devo convidar e quem eu posso deixar de convidar?

Para isso, fica nossa dica de ouro: priorize as pessoas com quem você tem mais contato e tenha em mente que não deve convidar ninguém por obrigação. 

1- Devo convidar crianças?

Estender o convite para as crianças é totalmente opcional. Se você deseja fazer um casamento sem crianças, vá em frente, está tudo bem. Algumas vezes, assistir a cerimônias sem tanto entendimento sobre a importância do evento pode fazer com que sintam-se entediados. O que acaba sendo super compreensivo: tendo em vista que o planejamento dos casamentos, escolha das músicas, bebidas e comidas são decisões tomadas pensando no público adulto.

2- Convidados dos pais: como estabelecer limites?

Quando as famílias participam financeiramente da organização do evento é esperado que façam sugestões para a inclusão de alguns convidados na lista. Para acolher e analisar as sugestões sem ultrapassar o número máximo de convidados, determine a quantidade de pessoas que cada um poderá sugerir. Lembre-se, entretanto, de deixar claro que a decisão final é do casal.

3- Membros da família: convidar todos?

Essa é uma dúvida bem comum, principalmente, para casais com famílias grandes. É realmente necessário convidar a família toda para a celebração do casamento?

Um pensamento importante que ajuda nesse tipo de decisão é que o casamento é uma celebração do casal e de seus familiares mais próximos, e não uma reunião de família. Por isso, fique tranquilo em não convidar todos. 

4- É necessário retribuir convite de casamento?

A regra ao pensar em convidar alguém para o seu casamento é sempre considerar o relacionamento atual com a pessoa. Não sinta-se na obrigação de convidar alguém porque essa pessoa te convidou para o seu casamento há alguns anos atrás. Se a amizade e o contato diminuíram, não é necessário retribuir o convite. 

5- Colegas de trabalho: incluir ou não?

Alguns laços que criamos no ambiente de trabalho se tornam grandes amizades, mas nem sempre é assim. Nesse caso, a menos que você os conheça há muito tempo e sejam muito próximos dentro e fora do local de trabalho, não é obrigatório convidá-los.

6- Se a sua motivação for a culpa, a resposta é sempre não!

O casamento é um momento único e deve ser repleto de felicidade e sem culpa. Para isso, evite se deixar levar pelas opiniões ou emoções alheias. 

Quando o Grande Dia chegar, o tempo passará rápido e vocês sentirão ainda mais vontade de comemorar com quem realmente importa. Nessa hora, você se sentirá bem em não ter preenchido lugares com pessoas extras apenas para não se incomodar – e conseguirá dar mais atenção aos convidados sinceros que compareceram.

7- Atenção aos acompanhantes

Limitar os acompanhantes pode parecer uma tarefa difícil. Para ajudar nisso, atente-se no momento de colocar os nomes nos convites: quando estiver endereçado a alguém específico, significa que o convite é exclusivo para essa(s) pessoa(s). 

Por outro lado, ao adicionar “e Família” após o nome do convidado principal, entende-se que fica em aberto o número de acompanhantes deste convite. 

Caso não queira que seus convidados levem acompanhantes, essa é uma informação super válida para evitar que o número de pessoas no evento fuja do controle e ponha em risco a organização da sua lista.

8 – Revisar para tranquilizar

O processo de “enxugar a lista” pode ser feito a partir da revisão, conferindo se não há nomes repetidos e classificando o grau de importância de cada convidado. Sugerimos se guiar a partir das seguintes perguntas:

  • Por que essa pessoa está na minha lista de convidados? 
  • Qual é a importância dela para o casal? 
  • É indispensável que ela esteja presente no casamento de vocês?

RSVP: a porta para novos convites

A sigla francesa significa “Répondez S’il Vous Plaît”, que em português se resume a “Por favor, confirmar sua presença”. O sistema de confirmação de presença online RSVP organiza e controla as confirmações de presenças dos seus convidados. 

Conforme o casal for recebendo as confirmações, acabam tomando conhecimento de que algumas pessoas convidadas inicialmente não vão poder comparecer ao evento. Isso, por sua vez, abre portas para que outras pessoas que tenham sido “cortadas” na seleção inicial possam ser adicionadas à lista.

Você já sabe como fazer o seu RSVP? Confira as dicas a seguir e conheça os tipos de RSVP para te ajudar a gerenciar os convidados do seu casamento.

RSVP ativo

O que caracteriza o RSVP ativo é a ação de entrar em contato ativamente com cada convidado da sua lista. Nesse contato, então, é feita a confirmação da presença da(s) pessoa(s) no evento.

Para garantir as confirmações de presença de forma ativa, você ou a pessoa responsável pela organização do evento deve entrar em contato diretamente com os convidados para perguntar se a pessoa convidada comparecerá no dia da festa.

Isso pode ser feito por telefone, mensagem ou e-mail. Por ser um contato ativo e direto, é considerado a forma mais segura de estimar o número de convidados presentes no dia do evento.

RSVP passivo

O RSVP passivo, por sua vez, deixa a tarefa de confirmação de presença para os próprios convidados. Eles precisarão informar que confirmam sua presença voluntariamente, através de algum canal disponibilizado. 

Quanto aos canais de confirmação, podem ser sugeridos contatos telefônicos ou por e-mail, por exemplo, previamente divulgados no convite do evento.

Uma opção interessante atualmente, entretanto, é a confirmação virtual –  por meio de um link para check-in online no site, blog ou e-mail do evento. Nesse caso, é mais difícil estimar com precisão o número de presentes no dia da festa, já que muitos convidados podem acabar não respondendo por conta própria.

Alguns sites como a Wedy, por exemplo, contam com uma ferramenta automática que envia ao seu convidado uma mensagem de RSVP ativo 30 dias antes da data do casamento. Fazendo com que eles sejam lembrados de confirmar a presença sem que você precise realizar esse contato individualmente, economizando tempo e utilizando a tecnologia a seu favor. 

E agora, qual escolher?

Ficou nítido, então, que existe um contraste da praticidade do RSVP passivo com a precisão do RSVP ativo. Você pode escolher um dos dois, a depender do tamanho da sua lista e dos recursos disponíveis.

Uma boa alternativa, entretanto, é utilizar as duas formas de confirmação de maneira complementar:

1) pode-se iniciar o RSVP de forma passiva, fornecendo meios para receber respostas voluntárias de confirmação.

2) em um momento seguinte, mais próximo da data do evento (sugerimos pelo menos 20 dias de antecedência), complementar o RSVP de forma ativa com aqueles convidados que ainda não deram resposta. 

Assim, a pessoa responsável pela coleta de confirmações terá menos trabalho: ao fazer o contato ativo para obter a confirmação, poderá descontar os convidados que já responderam voluntariamente, reduzindo o número de pessoas a contactar.

Extra: como informar, organizar e gerenciar o RSVP?

Gerenciador de convidados e RSVP automatizado

Existem também maneiras práticas e automatizadas para fazer o gerenciamento de convidados e o pedido de RSVP. Muitas delas, inclusive, são sistemas online e gratuitos.

Esse tipo de recurso facilita muito para quem está planejando seu evento sem a ajuda de profissionais da área, e também na organização de eventos grandes –  uma vez que todas as informações ficam retidas em um mesmo espaço, ajudando na visualização de um panorama geral do evento e permitem o RSVP passivo antes dos contatos ativos.

Papelaria de festa

A papelaria de festa é conhecida por produzir convites e cartões relacionados a datas comemorativas, incluindo o casamento.

Na hora de convidar os amigos e familiares para sua festa, casamento, batizado ou chá, será mais fácil contabilizar espaço, comes e bebes se souber a quantidade de pessoas que farão parte da ocasião. 

Para checar esse número, uma das formas é incluir no convite impresso que será entregue aos convidados, um cartão com RSVP. Nele, devem estar presentes informações como telefone ou e-mail para que eles possam realizar a confirmação de presença. 

É uma informação simples de se adicionar à sua papelaria de festa e que torna o contato com os convidados mais prático. Para isso, lembre-se de adicionar esses dados ao elaborar seus convites.

Envio online

Para sugerir lista de presentes, endereço da festa e RSVP, é comum criar um blog do evento, site ou apenas um e-mail específico que torne simples a comunicação com os convidados. Existem diferentes plataformas gratuitas especializadas no assunto, então pode ser uma boa pedida criar um site de casamento e utilizar suas ferramentas, por exemplo.

Se você está nessa fase de planejamento, pense em criar pelo menos um site e/ou um e-mail para centralizar essas informações. Oriente seus convidados e peça também a confirmação de presença no convite. Com a chegada das confirmações de RSVP, monte uma lista para o controle de entrada do evento.

Organizadora de eventos

Para festas de grande porte, que contam com uma pessoa cerimonialista e organizadora de eventos, o RSVP é uma função que cabe a este profissional. É um serviço, na maior parte das vezes, incluso na organização do evento. 

Porém, em festas menores, que nós mesmos coordenamos, fica a nosso cargo esse controle! Mas não se preocupe: com organização, a tarefa é mais fácil do que imaginamos, e com a ajuda de ferramentas tecnológicas o processo pode ser muito tranquilo e fluido, como a ferramenta de gerenciador de convidados e RSVP ativo da Wedy.

Aplicativo gratuito para organizar o seu casamento – que te ajuda a não esquecer de nada!

Entre diversas ferramentas disponíveis hoje na internet, uma delas é o gerenciador de convidados da Wedy, uma plataforma que ajuda noivos a organizarem e planejarem o seu casamento através de diferentes recursos online e gratuitos.

Nela é possível criar sua lista de convidados para o casamento de forma prática e rápida, enviar o convite digital através de um link mágico por WhatsApp ou e-mail, fazer o RSVP (confirmação de presença) de forma facilitada e gratuita, além de ajudar a controlar a quantidade e status dos convidados por meio de um painel de controle na plataforma.

Mas, afinal, o que é um link mágico? Vou te explicar o que é e por que você precisa dele: já pensou em cadastrar todos os convidados na lista, fazendo esse processo manualmente, um por um, e ficou cansado só de imaginar? Em eventos maiores ou para casais com a rotina corrida essa tarefa ocupa bastante tempo. 

Para criar e gerenciar a lista com mais agilidade, o casal pode enviar um link para todos os convidados. A partir desse link, o convidado preenche o seu nome, telefone, e-mail e, por fim, responde se irá ou não comparecer ao evento. Depois, como em um passe de mágica, essas informações são enviadas para o casal em seu painel online, onde tudo é organizado automaticamente.

Além do link mágico, que traz uma mensagem personalizada pedindo a confirmação de presença dos convidados no site, a dica da vez é de que a Wedy também facilita o processo oferecendo o serviço de RSVP ativo. Assim, a empresa assume a tarefa de enviar uma mensagem de lembrete a todos os convidados com número de telefone cadastrado na lista, um mês antes da data do casamento. 

Facilita muito, né? É só vantagem utilizar uma boa plataforma digital para auxiliar na organização do seu evento. Nos dias atuais, diríamos até que é indispensável!

Com a atualização em tempo real na plataforma e recebendo notificações sempre que alguém fizer uma confirmação, a construção e revisão da sua lista de convidados de casamento fica mais dinâmica. O serviço de atendimento da Wedy também é muito bem avaliado, com pessoas reais disponíveis para responder dúvidas e repassar qualquer informação necessária aos convidados e ao casal. Agora que você já sabe como conduzir a organização da sua lista de convidados, é hora de colocar as dicas em prática e aproveitar o processo de forma tranquila e priorizando a vontade do casal. Conte com a Wedy para auxiliar no recebimento de confirmações de presença de forma online, moderna e fácil para o casal e seus convidados. Crie gratuitamente seu site de casamento personalizado e comece a organizar sua lista de convidados!



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